O eSocial se tornou obrigatório e o descumprimento dos prazos do eSocial pode gerar autuações e multas para as empresas. Portanto, é muito importante que as organizações se preparem para a adoção do sistema, tanto estruturando processos eficientes quanto adotando sistemas que facilitem o registro e a organização dos dados que precisam ser enviados.
O que é o eSocial?
O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) é um projeto do Governo Federal que visa integrar os dados gerados pelas empresas no que se refere às obrigações acessórias trabalhistas, fiscais e previdenciárias, como INSS, FGTS, auxílio-doença, entre outros.
O projeto eSocial é de tal magnitude e complexidade que é uma ação conjunta de diferentes órgãos e entidades. Dentre eles podemos citar: Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional de Seguridade Social – INSS e Ministério do Trabalho e Emprego – MTE.
Concluída a implantação do projeto, o eSocial se transformará em um sistema de folha de pagamento digital unificado, por meio do qual a empresa fornecerá todos os dados relevantes aos trabalhadores aos órgãos dos Órgãos citados.
Isso facilitará a gestão dos processos, melhorará a segurança dos dados e também fornecerá ao Governo Federal informações mais precisas sobre a movimentação dos trabalhadores no mercado de trabalho.
Além disso, o eSocial para empresas tem como grande objetivo evitar a sonegação fiscal e garantir aos trabalhadores o recebimento de seus direitos trabalhistas e previdenciários.
Para que serve o eSocial? Quais obrigações o sistema substitui?
Agora que você já sabe o que é o eSocial, deve estar se perguntando para que serve e quais obrigações esse projeto substitui.
Cerca de 15 documentos que antes eram entregues separados e de formas diferentes agora estão unificados no eSocial. São eles:
- DIRF – Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte;
- GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e Informações Previdenciárias;
- CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados;
- RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;
- Livro de Registro de Empregados;
- Folha de pagamento;
- Horário de trabalho;
- MANAD – Manual de Regulamentação de Arquivos Digitais;
- PPP – Perfil Profissional da Previdência Social;
- GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;
- CAT— Comunicação de Acidente de Trabalho;
- CD – Comunicação de Demissão;
- GPS – Guia da Segurança Social.
Como o eSocial trabalha?
Com o eSocial, os dados que antes eram enviados separadamente e por diferentes meios, como papel ou digital, para diferentes agências, agora estão unificados. Isso significa que as empresas terão que enviar dados trabalhistas, previdenciários e tributários em meio digital, por meio do eSocial, em termos que variam de acordo com o tipo de obrigação.
A admissão de funcionários, por exemplo, deve ser sinalizada até um dia antes da data de admissão. Os desligamentos e avisos prévios, por sua vez, devem ser enviados pelo sistema em até 10 dias contados da data do cancelamento ou comunicação do aviso prévio. Já o prazo para a sinalização de afastamento varia de acordo com o motivo do afastamento.
Para evitar multas do eSocial as empresas precisam de um certificado digital para assinar documentos eletrônicos e poder enviá-los pelo eSocial. Este certificado digital deve ser emitido por uma organização autorizada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
A medida vale para empregados domésticos, MEIs, segurados especiais e Micro Empresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional e com até um empregado.